fbpx

Mijn factuur wordt niet betaald: wat nu?

Vol trots heb je een flinke klus afgerond en kom je toe aan een minstens zo mooi gedeelte van het werk: de betaling! Na enkele weken is de betalingstermijn verstreken en heb jij je geld nog niet ontvangen. Misschien is je opdrachtgever gewoon wat laat of is het hem ontschoten. Geen probleem natuurlijk. Maar heb je na meerdere keren vragen nog steeds je geld niet?

Als ondernemer kun je helaas te maken krijgen met wanbetalers: klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Wat dan? Wij maken vaak de vergelijking met een giraf. Van de kop tot de staart is bij een giraf een hele lange afstand. Zo is het ook met het factuur traject (op rekening) aan een klant. Contant of met de pin heeft dan ook de voorkeur met altijd het gewenste resultaat, maar dat kan niet altijd. Als je bij de ‘kop’ het traject al goed start, loop je de minste kans dat je bij het puntje van de ‘staart’ je factuur nog niet betaald hebt gekregen. Hoe doe je dat? Een paar tips:

De ‘kop’ van de giraf

Hoe leg je alles vast:

  1. Algemene Voorwaarden. Het lijkt zo onbelangrijk om te regelen, maar dat is het niet. Op de website van de Kamer van Koophandel staan een aantal voorbeelden en kijk anders eens bij een con-collega. Ben je aangesloten bij een brancheorganisatie, dan hebben zij panklare Algemene Voorwaarden voor je om te gebruiken. Pas de Algemene Voorwaarden aan met je eigen bedrijfsgegevens en leg o.a. vast wat je betaaltermijn is. Voor de kosten hoef je het niet te laten, voor € 18 kun je je Algemene Voorwaarden laten vastleggen bij de Kamer van Koophandel. Heb je wel een beroep waarin je afwijkende voorwaarden wilt laten gelden, laat je dan helpen door een jurist of een incassobureau.
  2. Overleg vooraf met je klant wat de opdracht/verkoop is en wat je hiervoor gaat berekenen én wat je betaaltermijn is. Bevestig dit met een offerte en laat deze voor akkoord geven, bijvoorbeeld via de mail. Gaat het om grote bedragen, laat deze offerte dan getekend retour sturen.

Het ‘lijf’ van de giraf

Het kloppende hart, hierin wordt alles gedaan:

  1. Maak zodra de dienst is uitgevoerd of geleverd gelijk de factuur en mail deze naar je klant. Op deze factuur staat, de naam en de adresgegevens van je klant, het factuurnummer, het afgesproken bedrag met omschrijving van de werkzaamheden/dienst/product, de btw en de factuur en vervaldatum van de factuur, zodat voor beide partijen duidelijk is voor wanneer deze betaald moet worden. (Binnen 7-14-30 dagen bijvoorbeeld). En niet te vergeten jouw bedrijfsgegevens, KvK, BTW nummer, je mailadres (website) en je bankrekeningnummer.
  2. Als alles goed is gegaan, betaalt de klant je keurig netjes binnen de betaaltermijn. En is iedereen tevreden.

De ‘staart’ van de giraf

De klant heeft niet betaald:

  1. Maar wat als een klant niet betaald heeft? Wat ga je dan doen? Hopelijk heb je alle stappen bij de ‘kop’ af kunnen vinken. Niet dat dan automatisch de klant wel betaalt, maar het helpt je wel. Ook in een eventueel juridisch conflict.
  2. Standaard zou je het aanmaningstraject kunnen hanteren: herinnering sturen, bellen, aanmaning sturen, bellen, ingebrekestelling sturen (14 dagen brief) en je factuur uit handen geven. Maar dat is afhankelijk van jou. Je zou ook eerst kunnen bellen en luisteren naar de reden waarom er niet betaald is.
  3. Het is hoe dan ook heel belangrijk dat je een contactmoment met de klant hebt. Daarin kun je open vragen stellen. Bijvoorbeeld; Waarom de factuur niet is betaald. Wanneer hij deze wel gaat betalen? Hoe kunnen we het oplossen?
  4. Heeft de klant nog steeds niet betaald, ondanks al je inspanningen? Schroom dan niet en neem contact op met een incassobureau.

CompactOnline | Grip op je facturen

Scroll naar top