Weetjes over de factuurnummering.

Factuurnummers, ik kom ze in alle mogelijke combinaties tegen. SNL-18-013067 (cijfers en streepjes), 42959/741874 (klantnummer voor het factuurnummer), VS17005796, F20201378 en 371161892-00.
Het meest gebruikte factuurnummer is 20200001, het jaartal met 0001 erachter. 2020-001 of 20-001. Wil je je echt onderscheiden, gebruik dan deze nummers niet als je eerste factuurnummer in het volgende jaar.

Oplopende nummering.

Factuurnummers moeten oplopend zijn. Dat stelt de belastingdienst als eis, zodat eenvoudig te zien is dat je geen factuur hebt overgeslagen of dat deze zomaar in je administratie mist. Dat klinkt heel logisch maar toch is dat niet voor iedereen zo. Zij bedenken hun eigen logica. Kijk maar eens goed naar onderstaande voorbeelden.

Combinatie datum met nummer, dat lijkt opvolgend, maar is het dat ook?

01022020-211, volgende nummer 01032020-212, volgende nummer 01042020-213.

Want de doortelling zou moeten zijn:

01022020211, 01022020212, 01022020213, etc.

Waarom?

En waarom zou je eigenlijk de datum voor het factuurnummer zetten? 211, 212, 213 etc. Is toch ook prima? De factuurdatum staat toch gewoon op je factuur.
Want het maakt eigenlijk niet uit met welk nummer je begint, als je maar door kunt tellen. Daarnaast is het ook niet verplicht om met een nieuw nummer te beginnen in het nieuwe jaar. Dat denken veel ondernemers of het lijkt ze gemakkelijker zodat ze weten in welk jaar de factuur gemaakt is. Maar waarom zou je dat willen onthouden? Ik heb nog geen één keer meegemaakt dat iemand mij de vraag heeft gesteld; ik heb factuur 1870034 van jou ontvangen, van welk jaar was die factuur eigenlijk? Jij wel? Geloof me; dat is echt niet nodig.

Streepjes en letters!

De meeste boekhoudprogramma’s houden ook niet zo van streepjes en letters. En daar is waar jouw klant jouw factuur gaat inboeken. Vooral bij de digitale scan & herken gaat het met de lettertoevoeging (F20200001) nog wel eens fout. Vooral als je er ook nog de éne keer een spatie tussen zet en de andere keer niet. Deze programma’s zijn ingesteld om dubbele factuurnummers eruit te vissen. Dan kan het zomaar zijn dat je factuur vertraging oploopt bij de betaling. Vooral bij ondernemers die handmatig facturen in Word of Excel maken, wil dit nog wel eens fout gaan. NB Het streepje geeft problemen bij de telling bij de traditionele boekhoudprogramma’s. Die kunnen de streepjes niet verwerken.

Samengevat; het maakt niet zoveel uit met welk nummer je begint, maar gebruik liever geen streepjes, letters of data in het factuurnummer. Houd het eenvoudig. En zorg dat je het nummer kunt doortellen.

Starter

Scroll naar top